Kundenportal Anleitung

Einführung

Entdecken Sie unsere digitalen Tools die allen Kunden der imetrologie kostenlos zur Verfügung stehen. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie diese Werkzeuge effektiv nutzen, um Zeit zu sparen und den Überblick über Ihre Prüfmittel zu behalten.

Zugang anfordern

Um das Kundenportal nutzen zu können müssen Sie zunächst einen Kunden-Login anfordern:

Öffnen Sie: portal.imetrologie.com
Klicken auf "Zugang anfordern"
Tragen Sie Ihren Namen und Ihre Firmendaten ein.
Abschicken mit Klick auf "Zugang anfordern"
Wir gleichen Ihre Angaben mit den bei uns hinterlegten Daten ab.
Bei erfolgreicher Freischaltung erhalten Sie die Accountinformationen per E-Mail.

Tipp: Es ist möglich mit einem Account auf die Daten mehrerer Firmen oder Standorte zuzugreifen. Schreiben Sie uns auf info@imetrologie.com wenn wir auf einen bestehenden Account weitere Firmen hinzufügen dürfen.

FAQ: Falls Sie im letzten Jahr keine Kalibrierung bei uns beauftragt haben dann sind Ihrem Account keine Daten verknüpft. Sie erhalten dennoch Ihren Login und die Daten werden angezeigt sobald wir den nächsten Kalibrierschein für Sie erstellt haben.

FAQ: Passwort vergessen? Klicken Sie auf der Startseite auf "Passwort vergessen".

Übersichtseite zu jedem Prüfmittel

QR-Code Marke

Mit dem QR-Code auf jedem Kalibriergegenstand können Sie direkt ohne Login auf die Prüfmittelübersicht zugreifen. Dort können Sie die Stammdaten der Prüfmittels einsehen und direkt den Kalibrierschein im PDF Format einsehen. Zudem haben Sie die Möglichkeit von dort direkt ein Angebot für die Kalibrierung einzuholen.

Kundenportal

Nach erfolgtem Login haben Sie direkt Zugriff auf Ihre Kalibrierdaten seit 06/2023.

1. Dashboard

Auf dem Dashboard sehen Sie auf einen Blick alle wichtigen Informationen.

Mitteilungen aus dem Labor.

Tipp: In einigen Fällen ist eine Verzögerung in der Kalibrierdauer auf fehlende Rückmeldung vom Kunden zurückzuführen. Sobald ein Kalibriertechniker eine Information von Ihnen benötigt um die Kalibrierung fortführen zu können, startet er eine Rückfrage. Sie erhalten dann eine E-Mail mit dem Betreff: "RÜCKMELDUNG erforderlich: Auftrag ******* Bestellung *****". Die selbe Rückfrage bekommen Sie nun auf dem Dashboard angezeigt. In beiden Fällen landet eine Antwort von Ihnen direkt beim Kalibriertechniker. So können Sie aktiv mithelfen die Durchlaufzeit Ihres Auftrages zu verkürzen!

Grafische Darstellung der demnächst fälligen Prüfmittel
Grafische Darstellung der bereits überfälligen Prüfmittel
Eine detaillierte Auflistung können Sie durch Klick auf einen Balken in der Grafik aufrufen.

Tipp: Noch komfortabler finden Sie die Auflistung unter "Fällige Prüfmittel"

Neuigkeiten von imetrologie

2. Aufträge

Unter Aufträge finden Sie alle bei uns plazierten Kalibrieraufträge, sobald Sie von uns eine Auftragsbestätigung erhalten haben. Liegen bereits Kalibrierscheine vor, so ist der Eintrag ausklappbar. Kalibrierscheine eines Auftrags können Sie entweder herunterladen oder per E-Mail zustellen lassen. Dies ist entweder gebündelt für den gesamten Auftrag möglich oder für jeden Schein einzeln sobald der Auftrag ausgeklappt wurde.

In dieser Anzeige können Sie auch folgende Informationen einsehen:

Status des Auftrags: "In Bearbeitung", "Gestoppt" oder "Versendet".
Für einen versendeten Auftrag finden Sie hier auch den Tracking-Link des Spediteurs.
Lieferverzug: Ist abzusehen, dass ein Auftrag nicht zum angegebenen Liefertermin abgeschlossen werden kann, finden Sie hier das aktualisierte Lieferdatum.

Tipp: Jede Tabelle im Portal verfügt über eine Direktsuche. So können Sie beispielsweise nach Ihrer Bestellnummer suchen.

Tipp: Jede Tabelle im Portal verfügt über die Möglichkeit eines Excel-Exportes. Export und Suche lassen sich kombinieren, so dass Sie sich passgenau Excel-Listen erstellen können die zur weiteren Datenverarbeitung hilfreich sind.

3. Prüfmittel

Unter „Prüfmittel“ finden Sie alle Geräte, die wir von Ihnen bereits in unserer Datenbank erfasst haben. Durch Ausklappen sehen Sie alle Kalibrierscheine ab Juni 2023 für das jeweilige Gerät. Somit haben Sie auch die Historie Ihres Prüfmittels im Blick! In der Spalte PM-Nummer finden Sie die von Ihnen vergebene Prüfmittelnummer. Hierbei können wir pro Gerät nur eine Nummer berücksichtigen.

Info: Jedes Gerät wird von uns mit einer "Imetrologie-ID" versehen. Diese finden Sie auch auf dem QR-Code Aufkleber an Ihrem Gerät.

Über den Button Aktionen können Sie nun direkt eine der folgenden Aktionen auslösen:

Bestellung der Kalibrierung. Lösen Sie die Bestellung über das Portal aus und schicken Sie Ihr Gerät rechtzeitig vor dem Wunschtermin der Kalibrierung zu uns ein.
Angebotsanfrage zur Kalibrierung. Wir lassen Ihnen dann ein Angebot mit den aktuellen Kalibrierkosten zukommen.
Reklamation: Sind Sie der Meinung das etwas schiefgelaufen ist, dann können Sie hier den Vorgang direkt reklamieren. Wir kümmern uns dann zeitnah um Ihr Anliegen.
Notiz hinterlegen: Hier haben Sie die Möglichkeit für jedes Gerät einen Freitext anzugeben der dann beim Scan des QR-Codes auf der Prüfmittelübersicht auftaucht.

Tipp: Nutzen Sie die Möglichkeit zum Beispiel als Prüfmittelverwalter um dem Anwender wichtige Informationen mitzuteilen.

Tipp: Falls Sie eine Aktion für mehrere Prüfmittel durchführen wollen, dann legen Sie die Prüfmittel zunächst in die Liste über "In Liste legen". Auf die Liste greifen Sie dann über die Navigationsleiste zu und können die Anfrage, Bestellung oder Reklamation gebündelt zu uns senden.

FAQ: Sollten die Informationen zu einem Prüfmittel nicht korrekt sein, z.B. die PM-Nummer oder das Rekalibrierintervall, dann informieren Sie uns gerne umgehend per E-Mail an info@imetrologie.com unter Angabe der imetrologie-ID. Sollten mehrere Prüfmittel einer Änderung bedürfen, dann können Sie auch die Excel-Liste herunterladen, die Änderungen dort vornehmen, markieren und uns die Excel-Liste zuschicken.

4. Kalibrierungen

Unter Kalibrierungen sind alle Kalibrierscheine mit Kalibrierzeichen aufgelistet. Praktisch wenn Sie nach einem bestimmten Kalibrierschein suchen wollen. Der Aktionsbutton funktioniert dabei genauso wie unter Prüfmittelübersicht beschrieben.

Tipp: Exportieren Sie die angezeigte Liste und verwenden Sie die so generierte Excel Datei um die Kalibrierdaten Ihrer Prüfmittel in Ihre Software zu importieren.

5. Fällige Prüfmittel

Unter Fällige Prüfmittel können Sie sich über einen frei wählbaren Zeitraum alle in diesem Zeitraum fälligen Prüfmittel anzeigen lassen. Wieder mit der Möglichkeit direkt eine Aktion durchzuführen. Zusätzlich werden hier eine Spalte mit dem Datum der letzten Kalibrierung und dem Termin der nächsten Kalibrierung angezeigt.

Tipp: Wie in jeder Datenansicht im Portal können Sie nach jeder Spalte auf- und absteigend sortieren. Dazu klicken Sie einfach auf die jeweilige Spaltenüberschrift.

6. Benachrichtigungen

NEU seit 10/2024: Prüfmittellisten direkt ins E-Mail Postfach.

Unter Benachrchtigungen können Sie einstellen, dass Sie in frei wählbaren Intervallen eine Liste mit demnächst fälligen oder überfälligen Prüfmitteln per E-Mail zugestellt bekommen. Auch der Zeithorizont für die Dringlichkeit ist wählbar. Es können mehrere Benachrichtigungen parallel eingerichtet werden. Die Liste wird als PDF übermittelt. Nach dem Einrichten der automatischen Benachrichtigung haben Sie die Möglichkeit die Konfiguration direkt zu testen.

6.1. Login in unser Kundenportal

Nach dem Einloggen finden Sie links den Reiter Benachrichtigungen.

6.2. Benachrichtigung konfigurieren

Klicken Sie auf Konfigurieren, um Ihre gewünschten Einstellungen vorzunehmen..

6.3. Benachrichtigung einrichten

Es öffnet sich das Fenster "Neue Benachrichtigung". Hier können Sie die folgenden Einstellungen vornehmen:

Datum der Benachrichtigung: Wählen Sie das Startdatum ab dem Sie Erinnerungen erhalten möchten. Falls sie sofortige Erinnerungen wünschen, klicken Sie oben rechts auf TODAY.
Intervall der Benachrichtigungen: Hier können Sie festlegen, wie oft Sie eine Benachrichtigung erhalten möchten. Der Rhythmus kann in Tagen oder Wochen festgelegt werden. Die Anzahl ist flexibel einstellbar. Im folgenden Beispiel erhalten Sie eine monatliche E-Mail mit den bald fälligen bzw. überfälligen Prüfmitteln.
Senden an: Geben Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger ein, die die Benachrichtigungen erhalten sollen. Trennen Sie die einzelnen Adressen durch ein Semikolon (;).
Auswahl der Prüfmittel: Unter dem Feld Auswahl Prüfmittel bestimmen Sie, ab wann ein Prüfmittel in der Benachrichtigung enthalten sein soll. Sie haben die Möglichkeit, Prüfmittel auszuwählen, die:
- in den nächsten 4 oder 8 Wochen fällig sind
- bis zum Monatsende fällig sind
- oder bereits überfällig sind
Beschreibung hinzufügen: Im Feld Beschreibung können Sie eine kurze Notiz hinterlegen, die Ihnen dabei hilft, den Zweck der Benachrichtigung schnell zu erkennen.

6.4. Speichern der Benachrichtigung

Nachdem Sie die Benachrichtigung gespeichert haben, wird sie im Reiter Benachrichtigungen mit der entsprechenden Beschreibung und dem nächsten Versanddatum angezeigt.

6.5. Ändern oder Löschen einer Benachrichtigung

Sie können bestehende Benachrichtigungen jederzeit durch Klicken auf den Stift bearbeiten oder über den Papierkorb löschen.

6.6. Neue Benachrichtigung hinzufügen:

Über den Button Benachrichtigung hinzufügen können Sie jederzeit neue automatische Benachrichtigungen anlegen.

6.7. Automatische Benachrichtigungen

Die ausgewählten Prüfmittel werden Ihnen in Form einer PDF-Datei per E-Mail zugesendet. Im Beispiel unten sehen Sie eine PDF, die alle 3 Tage automatisch eine Liste überfälliger Prüfmittel anzeigt.

Tipp: In der PDF ist für jedes Prüfmittel der Link zur Prüfmittelübersichtsseite integriert. Das ist die Seite die Sie auch aufrufen können wenn Sie den QR-Code auf dem Gerät scannen.

7. Profil

Unter Profil haben sie die Möglichkeit Ihr Passwort zu ändern und mehrere Adressen einzupflegen. Dabei wird unterschieden zwischen "Lieferadresse", "Rechnungsadresse" und "Eigentümeradresse".

FAQ: Soll auf dem Zertifikat der Kalibrierung ein von der Firmenadresse abweichender Eigentümer eingetragen werden, dann haben Sie über die Angabe der "Eigentümeradresse" bereits bei der Anfrage und der Bestellung die Möglichkeit uns die korrekten Daten zu übermitteln.